The Provincial Mission Secretary

A short review of his role and tasks

The Mission Secretary plays a very important role in a province.

·        All the officers of the province are appointed by the Provincial and his council except the Mission Secretary; he is appointed by the General with the consent of his council (c. 619.9i)

·        The appointment of the Mission Secretary is mandatory according to our Constitutions (c. 631). Each province therefore must appoint one confrere for this responsibility.

·        In Provincial Chapters he is an ex-officio member (Status XI no. 309). That means he participates in important decision making.

In our SVD principal documents the Mission Secretary is mentioned

·        In our Constitutions 117 + dir (117.2 competence), 619.9i designation, 628.3 right of office, 631 special task, 643 + dir (643.8 temporal goods).

·        In the Manual for Superiors A11 (p. 33-34)

·        In the Appendix X3 of the Handbook (pages 367-384 = 17 pages!)

Why?

·        We are missionaries! We are called to keep the Church aware of its missionary responsibility, to promote and prepare vocations for missionary service and support the missionary cause of the church spiritually and materially (c. 102.2).

·        The Mission Secretary has the particular responsibility to focus attention of the missionary activities of the Society and the Church throughout the world.

·        He has a threefold task:

-          fostering mission awareness,

-          showing particular interest in personal welfare of missionaries and

-          raising funds for the mission.

In other words: mission animation, care for missionaries and fund raising.

·        As we see above, since all SVDs are missionaries, each one shares the characteristic dimension of mission animation. The Mission Secretary is also the Coordinator of all the confreres in the province doing mission.

1. In mission animation, four activities are highlighted:

·        Promotion of the laity

·        Vocational promotion

·        Mission mindedness

·        Lay missionaries

2. Care for missionaries

·        Visiting missionaries – our Society is international and we feel at home in places where there are SVDs. The provincial with the Supeior Delegate or the Mission Secretary takes care of the hospitality.

·        Missionaries on leave – Confreres working in other countries come home for vacation and should feel “at home” when they come to SVD communities.

·        Medical leave – those who get sick or suffer poor health might go back to his mother province.

·        Newly appointed ones – are assigned to another province and is preparing to go there.

·        New missionaries - Mission Secretaries are often asked to organize, in collaboration with others, programs of orientation for those expatriates who come to join the province.

·        Some provinces appoint the Superior Delegate in charge of missionaries on leave and newly appointed ones.

·        Relatives – keep contact

3. Fund raising

·        Widow’s mite: the Generalate has been insisting that for funds necessary to become self-sustaining, we should always be dependent on the generosity of the poor and never underestimate their capacity to help.

·        Contact with funding agencies – there are institutions that provide funds for projects and mission work

·        Collaborate with the Provincial Treasurer – The Mission Secretary obtains financial support while the Treasurer acquires and handles funds.

·        Collaboration with the Local Church. There are other organizations in the local Church that also promote the worldwide mission of the Church.

·        Collaboration with other missionary organizations. Mission is not our own invention. There are also other lay and religious missionary organizations that work for the worldwide mission of the Church.

Qualifications

·        Has an overseas mission experience

·        Has leadership and organizational abilities

·        Has creativity

·        Has the ability to relate well with people

·        Has the openness to work in teams

·        Should be good in communication: email, letters, contacts

HOW TO GENERATE FUNDS

Introduction: If we look back in history the Mission office was called Mission Procure. The idea of procuring money seemed to be the principal task of the “Mission Procurator”. The new terminology prefers “Mission Secretary” to underline the three-fold task. However, in our present times the economic crises are affecting seriously our provinces. The Generalate has been exhorting provinces to do much effort to be self-sustaining and to be less dependent from the Generalate. We should rather be more dependent in the places where we work. Personally I see it as a great challenge for Mission Secretaries to give focus on the financial aspect of his task. In AFRAM we owe a lot from the generosity of the Mission secretaries of the bigger provinces. They get funds not only for their province but for other provinces like ours. We are so used to receiving funds as if it is the normal way of doing missions in Africa. Missiologists would say that as long as we are dependent from outside help the Province is not yet mature.

Sharing: What are you doing to generate funds? What may be the other ways to gain financial support for the mission of the province?

·        Benefactors

·        Funding Institutions

·        Solicitations of Companies

·        Income generating Projects

·        Investments

·        Vivat

·        Website?

·        Self-sufficiency in each local community

Principles

Writing Letters, circulars, reviews, magazines

Mass media

Keeping Contact

P. Xene A. Sanchez, SVD

AFRA M Zonal Coordinator

Delivered March 9, 2009

O Secretario das Missoes Provincial

Pequena Revista do papel e Tarefas

O Secretario das Missoes joga um papel muito importante numa Provincia

·        Todos os oficias da Provincia sao nomeados pelo Provincial e o seu conselho exceto o Secretario das Missoes. Ele é nomeado pelo Geral com o consentimento do seu conselho (c. 619.9i)

·        A nomeaçao do Secretario das Missoes é um mandato Segundo a nossa Constituçao (c. 631). Cada Provincia tem que nomea um confrade para esta responsabilidade.

·        Nos Capitulos Provinciais ele é membro ex-officio (Statutos XI no. 309). Significa ele participa nas decisoes importantes.

Nos nossos principais documentos esta escrito acerca do Secretario das Missoes

·        Nas nossas constitucoes 117 + dir (117.2 competencia), 619.9i designacao, 628.3 direito right do cargo, 631 tarefa especial , 643 + dir (643.8 bens temporais).

·        No manual para superiores A11 (p. 33-34)

·        No Appendice  X3 do Manual para Superiores (paginas 367-384 = 17 paginas!)

Porque é?

·        Somos missionarios! Somos chamados a guarder a Igreja consciente da sua responsabilidade missionaria, para promover e preparar vocacoes pelo service missionario e sustentar a causa missionaria da Igreja spiritualmente e materialmente (c. 102.2).

·        O Secretario das Missoes tem uma responsabilidade particular de atirar attencao das actividades missionarias da Sociedade e da Igreja em todo mundo

·        Ele tem trez tarefas:

-          Promover a consciencia missionaria,

-          Mostratar um interese particular nos bens pessoas dos missionaries

-          Angariar fundos para missao

Em outras palavras: animacao missionaria, cuidar pelos missionaries e angariar fundos.

·        Como vimos, como todos Verbitas sao missionarios  As we see above, since all SVDs are missionaries, cada um partilha a dimensao caracteristica da animacao missionaria O Secretario das Missoes é tambem coordinador de todos confrades na missao.

1. Na  animacao missionaria,  quarto actividades sao realçadas:

·        Promocao dos leigos

·        Promocao Vocacional

·        Consciencia Missionaria

·        Leigos missionarios

2. Cudados dos missionarios

·        Visitar missionarios – a nossa Sociedade é international e nos sentimos em casa anode verbitas sao. O provincial com o Superior Delegato ou o Secretario das  Missoes cuidam da hospidalidade.

·        Missionarios de ferias – Confrades que trabalham nos outros paises quando estao de ferias devem se sentir em casa nas comunidades verbitas

·        Ferias por razoa de saude – os que tem uma doença grave regressam na provincial de origem.

·        Novos nomeados – os que sao nomeados noutra provincias e se preparam para viajiar

·        Novos Missionarios – Os Secretarios das Missoes sao chamados a organisar, em colaboracao com os outros, programa de orientçao para missionaries que chegam na provincial pela primeira vez.

·        Algumas provincias nomeam o Superior Delegato como responsavel dos missionaries de ferias e os acabam de receber o primeiro destino.

·        Familares – Guardar contacto.

3. Angariar fundos

·        O Generalato insiste para que fundos necessarios serem auto-sustentados, devemos dependeer da genorosidade dos pobres e nunca neglectar a capacidade deles de ajudar

·        Contacto com  agencias de fundos – ha institucoes que dao fundos para projectos and o trabalho missionario.

·        Colaborar com o economo Provincial  – O Secretario das Missoes angaria o apoio financeiro enquanto o economo recebe toma contas dos fundos.

·        Colaboracao com a Igreja Local. Ha outras organizacoes na Igreja local que promovem tambem a missao da Igreja Universal

·        Colaboracao com outra organizacoes missionarias. A Missao nao é o nossa propria invensao. Ha outras organizacoes missionarias leigas e religiosas que trabalham para missao da Igreja em todo mundo.

Qualificacoes

·        Deve ter uma experiencia missionaria estrangeira.

·        Deve ter um leadership e abilidades na organizacao

·        Deve ter creatividades

·        Deve ter a abilidade de relacionar com todos.

·        Deve ter a abertura de trabalhar na equipas

·        Deve ter facilidades na comunicacao: email, cartas e contactos.

COMO ANGARIAR FUNDOS

Introducao. No passado o cargo da Missao era chamado Procuradoria da Missao. A ideia de procurer dinheiro parecia pa tarefa principal do “Procurador  das Missoes”. A nova terminologia prefere “ Secretario das Missoes” para sublinhar as tres tarefas. De qualquer modo, agoa a crise financeira mundial afecta seriamente as nossas Provincias. O Generalato est a exortar as Provincias a serem auto-sustentadas, assim nao vao depender mais de Roma. Pelo contrario, devemos ser mais dependentes de lugares aonde trabalhamos. Vejo isso pessoalmente como um grande desafio para os Secretarios das Missoes para tirar mais atencao no aspeito financeiro da tarefa. Na AFRAM dependemos muito da generosidade de Secretarios da Missoes de grandes Provincias. Angariam fundos naos o para suas Provincias, mas tambem das nossas. Somos muito habituados a receber fundos como se fosse o meu normal de fazer a Missao em Africa. Missiologistas vao dizer, se continuarmos a ser dependents de ajuda de for a nossa Provincia nao é ainda madura.

Partilha: Que fazem para angariar fundos? Que podem ser os outros meios para obter o apoio finaceiro dentro da provincia?

·        Benfeitores

·        Institucoes de Fundos

·        Solicitacoes de Companias

·        Projectos que geram rendimentos

·        Investimentos

·        Vivat?

·        Website?

·        Em cada comunidade local.

Principios

Escrever cartas, circulares, revistas,

Mass Media

Guardar contactos

P. Xene A. Sanchez, SVD

AFRA M Zonal Coordinator

09/03/2009

Le Secrétaire Provincial de Mission

Une petite révision de son rôle et ses tâches

Le Secrétaire de Mission joue un rôle important dans une province.

·        Tous les officiers de la province sont nommés par le Provincial et son conseil sauf le Secrétaire de Mission; il est nommé par le Général avec le consentement do son conseil (c. 619.9i)

·        La nomination du Secrétaire de Mission est obligatoire selon nos Constitutions (c. 631). Chaque province doit alors nommer un confrère pour cette fonction.

·        Il est d’office membre du Chapitre Provincial (Statuts XI no. 309). Cela veut dire qu’il participe dans les délibérations importantes pour faire des décisions.

Le Secrétaire de Mission est mentionné dans des documents importants de la SVD

·        Dans nos Constitutions 117 + dir (117.2 compétence), 619.9i désignation, 628.3 droit d’office, 631 tâches spéciales, 643 + dir (643.8 choses temporelles).

·        Dans le Manuel pour Supérieurs A 11 (p. 33-34)

·        Dans l’Appendice X3 du Manuel  (pages 367-384 = 17 pages!)

Pourquoi?

·        Nous sommes missionnaires! Nous sommes appelés éveiller dans l’Eglise la conscience de leur responsabilité missionnaire, de promouvoir les vocations et de préparer les vocations pour le service missionnaire et de soutenir la cause missionnaire de l’Eglise spirituellement et matériellement (c. 102.2).

·        Le Secrétaire de Mission a la responsabilité particulière d’attirer l’attention aux activités missionnaires de la Société et l’Eglise dans le monde entier.

·        Ses triples tâches:

-          promouvoir la conscience missionnaire,

-          montrer un intérêt particulier sur le bien-être personnel des missionnaires et

-          chercher des fonds pour la mission.

Dans d’autres mots : animation missionnaire, soins pour les missionnaires et campagne d’avoir des fonds.

·        Comme nous voyons ci-dessus; comme tous les SVDs sont missionnaires, chacun partage la dimension caractéristique de l’animation missionnaire. Le Secrétaire de Mission est aussi le Coordinateur de tous les confrères dans la province qui font la mission.

1. Dans l’animation missionnaire, quatre activités sont soulignées:

·        La promotion du laïcat

·        La promotion de vocation

·        La conscience missionnaire

·        Les missionaries laïcs

2. Soins pour les missionnaires

·        Les missionnaires en visite – notre Société est internationale et nous sentons chez nous dans les endroits où les SVD sont présents. Le provincial avec le Supérieur Délégué ou le Secrétaire de Mission prend charge de l’hospitalité.

·        Les missionnaires en congé – Les confrères qui travaillent dans d’autres pays rentrent chez lui pour des vacances et doivent sentir être chez lui quand ils vont dans des communautés SVD.

·        Congé médical – ceux qui tombent maladies et qui souffrent de santé fragile peuvent rentrer dans sa province d’origine.

·        Ceux qui viennent d’être nommés – sont affectés pour d’autre province et se prépare d’y aller.

·        Nouveaux missionnaires – les Secrétaires de Mission sont souvent demandé  d’organiser, en collaboration avec les autres, des programmes d’orientation pour les expatries qui viennent de nous joindre dans la province.

·        D’autres provinces nomment un Supérieur Délégué en charge de missionnaires en vacances et de ceux qui viennent d’être nommés.

·        La famille d’origine –tenir contact

3. Chercher des fonds

·        La contribution de la veuve : le Généralat souvent insistait que pour avoir les fonds nécessaires pour être autosuffisant nous devons toujours être dépendants de la générosité des pauvres et de ne jamais sous-estimer leur capacité d’aider.

·        Contact avec des organisations d’aide – il y a des institutions qui donnent des fonds pour des projets et des œuvres missionnaires.

·        Collaborer avec l’économe provincial – le Secrétaire de Mission obtient du soutien financier tandis que l’économe acquit et gère le fond.

·        La collaboration avec l’Eglise locale – Il y a d’autres organisations dans l’Eglise locale qui promeuve la mission internationale de l’Eglise.

·        La collaboration avec les autres organisations missionnaires. La Mission n’est pas notre propre invention. Il y a aussi d’autres organisations laïques et organisations religieuse missionnaires qui travaillent pour la mission internationale de l’Eglise.

Qualifications

·        Il a une expérience missionnaire hors du pays

·        Il a le leadership et l’habilité  d’organisation

·        Il a la créativité

·        Il sait bien vivre avec les gens

·        Il est ouvert pour travailler en équipe

·        Doit  être bon pour la communication: email, lettres, contactes

COMMENT GENERER DES FONDS

Introduction: Si nous regardons l’histoire le Bureau de la Mission était appelé la Procure de la Mission. L’idée de procurer de l’argent semble être la tâche principale du Procureur de la Mission. La nouvelle terminologie préfère Secrétaire de Mission pour souligne ses triples tâches.  Cependant, dans notre temps actuels la  crise économique affecte sérieusement nos provinces. Le Généralat exhortait les provinces de faire des efforts d’être autosuffisants et d’être moins dépendants du Généralat. Nous devons plutôt être dépendants du people dans les endroits où nous travaillons. Personnellement je le vois comme un grand défi pour les Secrétaires de Mission de donner plus d’attention sur l’aspect financier de sa tâche. Dans l’AFRAM nous sommes redevables aux Secrétaires des Missions de grandes provinces. Ils cherchent les fonds pas seulement pour leur province mais pour les provinces comme les nôtres. Nous sommes habitués de recevoir des fonds comme si c’était la voie normale de travailler en mission en Afrique. Les Missiologues disent qu’aussi longtemps que nous sommes dépendants de l’aide de l’extérieure la Province n’est pas encore mure.

Partage : Que faisons-nous pour générer des fonds ? Quels sont d’autres moyens de gagner du soutient pour la mission dans la province ?

·        Bienfaiteurs

·        Organismes d’aide

·        Sollicitations chez les entreprises

·        Projets qui génèrent des revenus

·        Investissements

·        Vivat ?

·        Websites?

·        L’autosuffisance dans chaque communauté locale

Principes

Ecrire des lettres, circulaires, revues, magazines

Mass Média

Garder contact

P. Xene A. Sanchez, SVD

Coordinateur d’AFRA M

Livré le 9 mars 2009